Bonnier Solutions fokuserar på kundservice

Vid årsskiftet 2009/2010 fick Bonnier ett eget shared service center: Bonnier Solutions. Syftet var att förbättra och förenkla administrationen för bolagen, främst inom lön och ekonomi. Istället för 60 olika system och 40 avdelningar samlas nu löne- och ekonomi- administration under ett och samma tak med personal från hela Bonnier.

– Vi började migrera de första funktionerna inom lön och ekonomi i maj 2010, berättar Pia Gyllvik, som har jobbat med migreringen.

Hittills har en tredjedel av den planerade migreringen genomförts. Målet är att hela processen ska vara klar i mitten av 2012. För närvarande arbetar 84 personer på Bonnier Solutions, men antalet anställda ökar allteftersom nya bolag migreras.

DN:s ekonomichef om migreringen ur ett kundperspektiv

Att flytta all administration till en ny leverantör kan låta skrämmande och problematiskt. Men det behöver inte bli så. Eva Stoppel, ekonomichef på DN, upplevde inte övergången som så dramatisk:

– Kanske för att vi redan är vana att jobba med ett shared service center i och med att vi har varit kunder till Bonnier Office, som på sätt och vis var föregångaren till Bonnier Solutions. Jag tror att det kan vara värre för de kunder som inte har jobbat med en shared service center-lösning förut. Men även om vi hade jobbat med Bonnier Office tidigare så var det en hel del strul i början, mest med övergången till det nya ekonomisystemet.

Efter ett antal bokslut har det dock börjat rulla på bättre för DN.

– Jag tycker på det stora hela att det fungerar bra nu. Vi har en mycket bra kundansvarig, Elisabet Nord, och att den relationen fungerar är oerhört viktigt, säger Eva.

Den största fördelen med ett shared service center tycker hon är att det ger bolaget en möjlighet att fokusera på analys och att vara ett stöd till den affärsdrivande verksamheten.

Hennes råd till andra som ska migrera över till Bonnier Solutions:

– Underskatta inte tiden som migreringsprojektet kommer att ta och starta tidigt med att förstå vilka konkreta arbetsuppgifter som kommer att flyttas över. Först då kan man bestämma hur den lokala organisationen ska se ut, säger Eva.

Kundkontakt är en viktig del

Bonnier Solutions jobbar konstant med att utveckla och förbättra sina tjänster och sin kundservice.

– Vi har jobbat hårt med att bygga upp vår kompetens, så att varje migrering blir bättre än den förra. Vi har till exempel steg för steg byggt upp vår kunskap inom ekonomisystemet Agresso, säger Pia Gyllvik. 

En viktig del i arbetet med att förbättra servicen är etableringen av den nya avdelningen Service Management och Development, som startade den 1 februari.

– Avdelningen ska fokusera på att upprätthålla och vidareutveckla våra kundkontakter. Som ett led i detta, med start den 1 mars, kommer vi att ha en kundsupport med dedikerad personal som talar svenska, finska, norska och danska, förklarar Pia.

Lär sig mer om kommunikationen över landsgränserna

Tillsammans med kundsupporten har ett 30-tal av Bonnier Solutions medarbetare som jobbar över landsgränserna fått gå seminariet "Kunder så in i Norden". Seminariet handlar om interkulturell kommunikation och om vad som skiljer de nordiska länderna åt i kultur, beteende och kommunikation.

– En stor del av Bonnier Solutions kunder finns i Danmark, Norge och Finland samtidigt som vårt kontor finns i Stockholm. Att vi trots geografiska avstånd bygger en nära och öppen relation till våra kunder ligger i uppdraget, där en framgångsfaktor är förståelsen för varandras förutsättningar och kännedom om såväl kulturella likheter som olikheter. Seminariet är en del i den förberedelse vi vill ge våra medarbetare som ska arbeta över landsgränserna, förklarar Eva Ritsinger som är HR-chef på Bonnier Solutions.

Kursen hölls den 16 februari och leddes av Eva Gyllensvaan, beteendevetare och tidigare ansvarig för Human Relations Training på SAS Flight Academy.

Nästa steg för Bonnier Solutions

Migreringen är alltså i full gång, och nästa steg blir att lyfta in Bonnier Publications, vilket inkluderar alla fyra länderna.